Terugblik Jaarlijkse Netwerkdag OTO & Crisisbeheersing 27 juni jl.

Dinsdag 27 juni jl. vond voor de tiende keer de jaarlijkse netwerkdag OTO plaats voor crisisfunctionarissen uit de zorgsector Limburg. Plaats van handeling voor dit lustrum was de Oolderhof in Roermond. Naast kennisverbreding en het onderhouden van relatiecontacten stond deze dag ook in het teken van het afscheid van de regionaal projectleider crisisbeheersing en OTO Clarien Schoeren. Zij heeft 12 jaar lang leiding gegeven aan het regionale versterkingsprogramma crisisbeheersing en gaat per 1 juli met vervroegd pensioen.

Ochtendprogramma

Na een openingsgroet door Hanneke Starmans (directeur NAZL) en een welkomstwoord van dagvoorzitter Gert-Jan Ludden richting de ruim 100 aanwezigen was er een plenair ochtendprogramma met drie presentaties en een middagprogramma met een zestal workshops waar de deelnemers aan konden deelnemen.

Als eerste spreker nam Clarien Schoeren zelf het woord. Ondersteund met een fraaie PowerPoint presentatie die getoond werd door haar echtgenoot Frits Schoeren. Clarien blikte daarbij inhoudelijk terug op een prachtige periode waarin zij samen met velen uit de regio de crisisorganisatie en vakbekwaamheid van sleutelfunctionarissen die daarin werkzaam zijn, als een stevig fundament hebben neergezet. Dat het een succes is geworden, is volgens haar te danken aan enkele belangrijke uitgangspunten, die de OTO-coördinator moet hebben:

• goed kunnen luisteren
• goed kunnen samenvatten wat de regio wil
• altijd verifiëren of ze de regio goed heeft begrepen
• de wens van de regio in het ROAZ op tafel brengen en het mandaat ophalen de juiste dingen te kunnen doen
• goede relaties opbouwen en onderhouden met haar leveranciers

Samenvattend gaf ze aan dat ze heel fijn heeft kunnen functioneren, omdat ze veel lieve mensen om haar heen had die haar de weg hebben gewezen en haar hebben geholpen.

Als tweede spreker trad op de Amerikaanse neuropsycholoog en grondlegger van de Meervoudige Intelligentie Scan Branton Shearer. In een interactieve presentatie nam hij het publiek op vermakelijke wijze mee in de relatie tussen meervoudige intelligentie (MI), crisismanagement en de factor stress. Er werd uitvoerig stilgestaan bij de 8 soorten intelligentie waarover elk individu in meerdere of mindere mate beschikt:

• verbaal-linguïstische intelligentie
• interpersoonlijke intelligentie
• intrapersoonlijke intelligentie
• logisch-mathematische intelligentie
• visueel-ruimtelijke intelligentie, muzikaal-ritmische intelligentie
• lichamelijk-kinesthetische intelligentie
• naturalistische intelligentie

Aan alle deelnemers werd een formulier uitgereikt waarbij men zelf kon invullen welk soort intelligentie het beste bij hen past. Alle vormen van intelligentie werden door Branton uitgebreid toegelicht en er werd er een directe relatie gelegd met het functioneren als leider van een crisisteam.

Mooi om bij deze invalshoek stil te staan, omdat dit in opleidingen, trainingen en oefeningen een veelal ondergeschikt punt van aandacht is.

Na een korte koffiepauze was het woord aan Pieter Janssen en Corinna Rott. Zij symboliseren een mooi samenwerkingsverband van OTO Limburg met de Universiteit van Maastricht. Gezamenlijk loopt er een vierjarig promotieonderzoek naar leiderschap en stress in crisisteams. Zowel voor operationeel leidinggevenden als voor voorzitters van crisisbeleidsteams. Na een korte inleiding door Pieter nam onderzoeksleider Corinna de toehoorders mee in de inhoud en stand van zaken van haar onderzoekstraject. Zij stelde daarbij duidelijk vast dat stress niet negatief is maar als positief moet worden gezien en absoluut nodig is om goed te kunnen functioneren. Ze gaf aan wat de veelvoorkomende stressfactoren zijn en op welke wijze men deze kan reduceren. En juist dat laatste is van belang om niet lichamelijk en/of geestelijk in de problemen te geraken. Er werden een aantal voorbeelden gegeven van instrumenten die gebruikt worden om het stresslevel van een mens te kunnen meten en de stress te kunnen mitigeren. Corinna deed een oproep aan vertegenwoordigers van aanwezige zorginstellingen om in het praktische traject van het onderzoekstraject te participeren. Hoe meer belangstelling, hoe beter gevalideerd de resultaten van het onderzoek. Belangstellenden kunnen zich bij haar of Pieter Janssen aanmelden.

Middagprogramma

Na een goed verzorgde lunch werd in de middag een zestal workshops georganiseerd. Men kon aan drie van deze workshops deelnemen.

Workshop 1 Calamiteit verantwoordelijke van Dienst (Dennis van Heerden; Goodwork)

Deze workshop richtte zich op medewerkers die een rol spelen in de bedrijfsnoodorganisatie (operationeel team) en vaak als eerste (onder stressvolle omstandigheden) te maken krijgen met een acute situatie die de veiligheid en Zorgcontinuiteit nadelig kan beïnvloeden. De aandacht richtte zich daarbij voornamelijk op de medewerker die een rol speelt bij het alarmeren van een consignatiedienst op tactisch niveau.

Workshop 2 Awareness training digitale veiligheid (Inge Muller, Suzanne Walsteijn en Isa Mast; Veilig in Beeld)

Digitale veiligheid in zorginstellingen wordt steeds belangrijker. Complicaties kunnen de continuïteit van zorg gemakkelijk negatief beïnvloeden. De awareness rond dit thema moet hoog zijn binnen de zorginstelling. Inge, Suzanne en Isa kijken door een bijzondere bril naar dit hoog scorende risico. Daarbij gebruiken zij de kernelementen van het Rijnlands denken, vakmanschap, verbinding en inspiratie. Rond dit thema hebben zij een prachtig nieuw boek geschreven.

Workshop 3 Ludieke werkvormen in OTO (Frank Rosier en Jeffrey Wigman; Netwerkcentrum).

In deze workshop streden twee teams tegen elkaar in een bijzondere variant van het 30 seconden spel. De vragen waren specifiek op de zorgsector Limburg toegesneden. Hilarisch was het te zien hoe de deelnemers binnen 30 seconden de vier begrippen op het kaartje aan elkaar probeerden duidelijk te maken.

Workshop 4 Creativiteit in crisis denken (Jaqueline Driessen en Erik op ten Berg; PreventieParaplu en Pioen Consult)

Jaqueline en Erik lieten de deelnemers ervaren wat de essentie is van een creatieve mindset, zowel outside-, als inside-the-box. Het ging over denken in kansen, samen mogelijkheden ontdekken én over niet te snel oordelen. De opgedane kennis kunnen de deelnemers hopelijk aanwenden om een crisis beter aan te pakken.

Workshop 5: Zonder emotie geen crisis (Peter van Loon en Lizette Nieste; Crisis Stress Trauma en NAZL)

Een crisis is -naast eventuele materiële schade – met name een immaterieel vraagstuk.

De volgende vragen werden o.a. tijdens de workshop behandeld:

• Hoe reageren mensen tijdens of na een ramp of crisis?
• Sluit de (first) respons aan op de behoeften van de mensen?
• Is de gebeurtenis of de reacties van mensen direct ‘traumatisch’ of kun je daar ook met een andere bril naar kijken?

Workshop 6: Omgaan met stress als crisisleider; geavanceerde technieken voor stressvermindering (Pauline van Dongen, Julie Merlino Wang Mei, Spectrigon en Universiteit Maastricht)

Crisisleider zijn vereist extra moed om te erkennen dat je onder zware druk staat. Deelnemers maakten tijdens de workshop kennis met het revolutionaire ‘MYSA” shirt, ontworpen door de visionaire Pauline van Dongen. Dit intelligente kledingstuk maakt gebruik van geavanceerde vibrotactiele feedback om momenten van diepe ontspanning te creëren. Verder werd een aantal technieken getoond om stress te overwinnen.

Afronding programma

De dag werd plenair afgesloten. Na een dankwoordje van de dagvoorzitter aan de sprekers, workshopleiders, organiserend comité en het personeel van de Oolderhof, sprak Clarien haar ‘slotrede’ uit. Dat deed ze in bijzijn van haar man Frits en twee zonen.

Een warme toespraak waarin ze iedereen bedankte voor de hele fijne samenwerking en in het bijzonder haar OTO team bestaande uit Ruth Jongen, Jacqueline Driessen, Lizette Nieste en Audrey Lahaije. Dank aan de medewerkers van de beide GHOR-bureaus en de mensen van de Universiteit van Maastricht (professor Mien Segers en haar personeel) met wie ze intensief heeft samengewerkt. Een bijzonder woord van dank ging uit naar de ketenpartners en leveranciers op wie ze erg heeft gesteund. Dankwoorden aan haar steunpilaren van het eerste uur Gerrit Vernimmen en Hub van Mulken. Clarien sloot af met de woorden: “Allen veel, veel dank, dat ik jullie mocht dienen. Het was een feestje!” Het warme applaus dat haar toekwam sprak boekdelen.

Suzanne Walsteijn en Inge Muller bedankten vervolgens Clarien voor de fijne samenwerking en boden haar hun nieuwe boek over digitale veiligheid aan. Een mooi gebaar.

Tenslotte werd het woord gegeven aan dagvoorzitter Gert-Jan Ludden Clarien, die vanaf het eerste uur (2008) met haar heeft samengewerkt en waar ze elkaar goed hebben leren kennen. Gert-Jan accentueerde dat Clarien naast haar regionale inzet ook heel veel heeft betekend voor het landelijk platform OTO. Daarin was zij een van de initiatiefnemers die diverse landelijke projecten crisisbeheersing voor de zorgsector heeft geleid. Sprekende voorbeelden waren het Beleidskader crisisbeheersing en OTO 3.0, en het Kwaliteitskader crisisbeheersing en OTO. Gert-Jan sprak zijn waardering over Clarien uit aan de hand van een aantal persoonseigenschappen die haar karakteriseren. Kennis, ervaring, passie, creativiteit, innovatie, professionaliteit, dapperheid, teamspeler en mensenmens. Ze mocht dan wel als “bleu meisje zonder kennis in een mantelpakje” zijn binnengekomen in 2008. Ze verlaat het ‘OTO schip’ als professional in een maatpak. Wat Clarien heeft achter gelaten in de regio staat als een huis, en de overige ROAZ regio’s in Nederland mogen zich hier zeker aan spiegelen! Er zijn in Limburg voldoende best practices op te halen. Gert-Jan gaf haar als aandenken een legpuzzel mee met een beeltenis van Clarien met haar OTO team waar ze straks in haar vrije tijd mooi mee aan de slag kan gaan.

Na de laatste woorden was er een gezellige receptie waarbij iedereen persoonlijk afscheid van Clarien kon nemen en waarbij ze werd bedolven onder de cadeaus. Aansluitend was het gezellig napraten onder het genot van een drankje en een uitstekend verzorgd buffet.

Kortom; we kunnen terugkijken op een zeer geslaagde dag!